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El GDPR define el consentimiento como “toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen”.
En pocas palabras, los candidatos deben saber cómo se utilizará su información como parte de su proceso de reclutamiento y dar su consentimiento para usarla.
Breezy simplifica informar a los candidatos y solicitar su consentimiento, con herramientas tanto manuales como automatizadas.
Cómo solicitar el consentimiento del candidato automáticamente
En la configuración de cumplimiento GDPR a nivel de empresa, tiene la opción de solicitar automáticamente el consentimiento independientemente de cómo se haya agregado un candidato a Breezy:
Candidatos que se postularon: Individuos que se postularon a través de su sitio de carreras y portales de empleo de terceros
Candidatos referidos: Individuos que fueron enviados a través de referencias de empleados
Candidatos de origen (Sourced): Individuos que fueron agregados manualmente por su equipo de contratación
Candidatos reclutados: Individuos que fueron enviados por reclutadores externos
Para capturar el consentimiento del candidato, Breezy agregará campos de consentimiento requeridos al formulario de solicitud utilizado en su portal de carreras o en los portales de empleo integrados.
Para candidatos de origen o referidos (que no se agregan mediante el uso de un formulario de solicitud), Breezy enviará un correo electrónico personalizable al candidato describiendo el uso que usted hace de su información. Puede personalizar este mensaje en su configuración GDPR a nivel de empresa.
Cómo solicitar el consentimiento del candidato manualmente
Si prefiere no automatizar el consentimiento, pero aún necesita una forma sencilla de recopilarlo, lo tenemos cubierto.
Los gerentes de contratación pueden solicitar el consentimiento desde el perfil de un candidato.
Abra el perfil del candidato o haga clic en la casilla de verificación junto a su nombre en una lista de candidatos.
Haga clic en el icono Más (tres puntos) o en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la ventana.
Haga clic en Solicitud de Consentimiento GDPR.
Personalice el mensaje que se enviará, si lo desea.
Haga clic en Enviar Solicitud.
Se enviará un correo electrónico al candidato y la sección Detalles de su perfil se actualizará con “Consentimiento Pendiente” en Estado GDPR. Cuando acepten o rechacen su solicitud, su estado de consentimiento se actualizará.
La experiencia del candidato
Cuando solicita el consentimiento de un candidato, le enviaremos un correo electrónico con un enlace al formulario de consentimiento GDPR en su portal de carreras de Breezy.
La pantalla de consentimiento mostrará el Aviso de Privacidad de Reclutamiento, que puede personalizar en su configuración GDPR a nivel de empresa.
Vencimiento y renovación del consentimiento
Por defecto, el consentimiento del candidato dura 24 meses. Los administradores pueden ajustar el período de vencimiento y decidir si solicitar automáticamente la renovación o eliminar a los candidatos caducados.
Con la renovación automática habilitada, Breezy se comunicará automáticamente con los candidatos y les pedirá que renueven su consentimiento cuando se acerque su fecha de vencimiento.
Los administradores pueden personalizar el período de vencimiento y habilitar la renovación automática en su configuración GDPR a nivel de empresa.
Haga clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
Haga clic en Configuración de la Empresa.
Haga clic en General en la barra lateral izquierda.
Haga clic en Cumplimiento cerca de la parte superior de la pantalla.
Busque GDPR y haga clic en Editar Configuración.
Desplácese hasta Candidatos Caducados.
Para ajustar el período de vencimiento, elija un período de tiempo en el menú desplegable Período de Consentimiento del Candidato.
Para solicitar automáticamente la renovación del consentimiento, active la opción Renovación Automática del Consentimiento del Candidato.
Para eliminar candidatos caducados, active la opción Eliminar Automáticamente Candidatos Caducados.
Haga clic en Guardar Cambios.
Cómo revisar el estado de consentimiento del candidato
Una vez que haya habilitado la funcionalidad GDPR y solicitado el consentimiento de los candidatos, verá su estado GDPR en la sección Detalles de su perfil de candidato.
También puede filtrar por criterios GDPR en las listas de candidatos, para ver rápidamente a los candidatos según su estado de consentimiento GDPR y fecha de vencimiento.
Para filtrar candidatos por estado GDPR:
Haga clic en Candidatos en la barra lateral izquierda, o abra la lista Candidatos para una posición específica.
Haga clic en el icono de filtro (embudo) en la esquina superior izquierda de la ventana para expandir las opciones de filtrado.
Haga clic en las casillas de verificación en Filtros GDPR y seleccione opciones en los menús desplegables.
Haga clic en Aplicar Filtro.
Puede elegir entre los siguientes tipos de estado de consentimiento:
Consentimiento Caducado: Candidatos que ya han proporcionado su consentimiento pero han alcanzado la fecha de vencimiento de 24 meses
Consentido: Candidatos que han proporcionado su consentimiento
Consentimiento Pendiente: Candidatos cuyo consentimiento ha sido solicitado pero no completado
Consentimiento Denegado: Candidatos que han denegado el consentimiento
Consentimiento a Caducar: Candidatos que han dado su consentimiento, pero este vencerá pronto
Necesita Consentimiento: Candidatos que no han consentido y a quienes no se les ha solicitado el consentimiento
❗ Nota Importante
Si bien Breezy se ha esforzado por brindarle la información mejor y más relevante con respecto al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, le recomendamos encarecidamente que investigue por su cuenta y busque asesoramiento legal para asegurarse de que está cumpliendo en el mejor interés de su organización.