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Con las plantillas de oferta y los flujos de aprobación, puedes personalizar los documentos de oferta que envías a los posibles empleados, así como el proceso de aprobación para realizar una oferta.
Las ofertas y las aprobaciones de ofertas están disponibles para clientes con planes Business y Pro.
Se requiere permiso de administrador para crear plantillas y flujos de aprobación.
Se requiere permiso de Gerente de Contratación o Administrador para enviar y aprobar ofertas.
Cómo crear un flujo de aprobación de ofertas
Con las aprobaciones de ofertas opcionales, puedes requerir la aprobación de una o más personas antes de enviar una oferta a un candidato. Puedes configurar varios flujos de aprobación y luego elegir el que necesites para cada plantilla de oferta que crees.
Los administradores pueden crear y editar flujos de aprobación en sus Preferencias de Reclutamiento.
Para requerir la aprobación de la oferta de cualquier administrador:
Haz clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
Pasa el cursor sobre Preferencias de Reclutamiento y haz clic en Aprobaciones.
Desplázate hasta Aprobaciones de Ofertas.
Selecciona "Se requiere aprobación para enviar ofertas".
Haz clic en "+ Flujo de Aprobación".
Introduce un nombre para el flujo de aprobación.
Selecciona "Cualquier Administrador de la Compañía puede aprobar".
Haz clic en "Guardar Cambios".
Para crear un flujo de aprobación:
Haz clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
Pasa el cursor sobre Preferencias de Reclutamiento y haz clic en Aprobaciones.
Desplázate hasta Aprobaciones de Ofertas.
Selecciona "Se requiere aprobación para enviar ofertas".
Haz clic en "+ Flujo de Aprobación".
Introduce un nombre para el flujo de aprobación.
Selecciona "Lista ordenada (cadena) de aprobadores".
Introduce los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas que te gustaría incluir. Cada persona que añadas aparecerá en una lista bajo "Aprobadores".
Haz clic y arrastra los nombres en la lista para cambiar el orden. Las aprobaciones se solicitarán en este orden.
Haz clic en "Guardar Cambios".
Si requieres la aprobación de la oferta de cualquier administrador, cada administrador de tu cuenta recibirá una solicitud de aprobación por correo electrónico, pero cualquiera de ellos puede aprobar.
Si tu puesto tiene un flujo de aprobación, la primera persona de la cadena recibirá la solicitud. Una vez que esa persona haya aprobado, la siguiente persona de la fila recibirá la solicitud y así sucesivamente, hasta que todos en la cadena hayan aprobado.
Cómo crear un documento de oferta
La plantilla de oferta incluye un mensaje de correo electrónico y un documento de oferta adjunto. Tú (o tu equipo de RRHH) deberán crear un documento en formato .docx que puedan cargar en Breezy al crear la plantilla de oferta.
Variables de oferta
Tu documento de oferta debe contener tu carta de oferta estándar y puede incluir variables para personalizar la información que se proporciona con una oferta. Las variables son como espacios en blanco donde Breezy agregará información sobre un puesto o candidato específico. Puedes incluir variables que coincidan con campos en Breezy, o variables personalizadas para que puedas agregar tus propios detalles cuando envíes la oferta.
Para incluir variables en tu documento, introduce el nombre del elemento o campo sin espacios, rodeado de dos corchetes, así: [[alguna_variable]].
Las siguientes variables se detectan automáticamente y se rellenarán con información del puesto o perfil:
[[nombre_empresa]]
[[titulo_puesto]]
[[nombre_candidato]]
[[nombre_remitente]]
Puedes añadir cualquier otra variable personalizada que necesites y rellenarlas cuando generes una oferta. Por ejemplo:
[[nombre_gerente]]
[[titulo_gerente]]
[[salario]]
[[fecha_inicio]]
[[ubicacion_trabajo]]
[[ubicacion_entrenamiento]]
[[contacto_entrenamiento]]
[[contacto_rrhh]]
Fuentes compatibles
Las siguientes fuentes son compatibles con las ofertas de Breezy por defecto. Si tu documento de oferta incluye estas fuentes, se mostrarán como se espera.
Helvetica
Times New Roman
Courier
Georgia
Serif
Verdana
Sans-serif
Lucida Console
Monospace
Tahoma
Trebuchet MS
Garamond
Brush Script MT
Si tu documento de oferta incluye fuentes no estándar, se reemplazarán por una de la lista. Si deseas conservar tus fuentes originales, puedes incrustar la fuente en tu archivo .docx antes de cargarlo en Breezy.
💡 Ejemplo: Descarga un ejemplo de cómo crear y formatear tu documento de oferta.
Cómo crear una plantilla de oferta
La plantilla de oferta incluye un mensaje de correo electrónico que se enviará con la oferta, además del documento de oferta (como archivo adjunto .docx) y el flujo de aprobación de la oferta, si lo hubiera.
Los administradores pueden crear una plantilla de oferta en sus Preferencias de Reclutamiento.
Haz clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
Pasa el cursor sobre Templates y haz clic en eDocuments.
Haz clic en + eDocument.
Introduce un nombre para la plantilla.
Elige Offer en Document Type.
En Attach Document, elige el archivo .docx que usarás como plantilla. Se mostrarán las variables detectadas en el documento.
Elige un flujo de aprobación en el menú desplegable Offer Approvers, si es necesario.
Haz clic en +Signer e introduce un nombre o rol para añadir firmantes, si es necesario (el candidato está incluido por defecto).
Haz clic en el menú desplegable Expiration para elegir un tiempo de caducidad para el documento (7, 14 o 30 días después de enviar la oferta, o Nunca).
Para mover al candidato a una nueva etapa después de que se complete la firma, haz clic en el interruptor Move one completion y elige una etapa del menú desplegable.
Elige una carpeta para guardar la plantilla, si lo deseas.
Haz clic en Save & Configure para personalizar el documento de oferta.
Notas:
Por defecto, las ofertas caducan si no se completan dentro de los 7 días posteriores a su envío a un candidato. Puedes cambiar el tiempo de caducidad en una plantilla existente, pero las ofertas que ya se hayan enviado caducarán según la configuración original.
Puedes guardar un máximo de 300 plantillas de Documentos Electrónicos, incluyendo ofertas y solicitudes de firma electrónica.
Tu documento se abrirá para que puedas añadir los campos que necesiten completar los firmantes. Puedes elegir entre varios tipos de campos, no solo una firma.
Para personalizar un documento de plantilla de oferta:
Haz clic en el menú desplegable "Firmantes" para elegir a qué firmante asignar campos.
Haz clic en un campo en la barra lateral izquierda para añadirlo al documento.
Haz clic y arrastra el campo para moverlo al lugar correcto.
Personaliza la configuración del campo en la barra lateral derecha.
Repite para todos los firmantes y campos.
Haz clic en "Guardar Plantilla".
Ahora puedes personalizar el mensaje de correo electrónico que se enviará con tu documento de oferta adjunto.
Edita la línea de asunto del correo electrónico, si lo deseas.
Redacta tu mensaje, utilizando variables y campos personalizados según sea necesario.
Haz clic en "Guardar".
Cómo enviar una oferta
Los Gerentes de Contratación pueden enviar una oferta desde el perfil de un candidato.
Abre el perfil del candidato.
Haz clic en el icono Más (tres puntos) cerca de la esquina superior derecha de la ventana.
Haz clic en Enviar Oferta.
Elige una plantilla de oferta del menú desplegable.
Haz clic en Continuar para revisar y actualizar el documento de firma.
Revisa y añade los detalles de la oferta, luego haz clic en Generar.
Añade firmantes adicionales, si es necesario.
Revisa y edita la línea de asunto y el mensaje de correo electrónico según sea necesario.
Haz clic en Continuar para revisar y enviar el documento de oferta.
Si se requiere aprobación, puedes incluir un mens
💡 Consejo: ¡Tan fácil como un correo electrónico!
También puedes enviar ofertas desde la pestaña Correo electrónico/SMS. Simplemente redacta un nuevo mensaje y haz clic en el menú +Insertar para encontrar la plantilla de oferta que necesites.
Envío de ofertas que requieren aprobación
Si tu oferta requiere aprobación, se te pedirá que Solicitas Aprobación cuando generes la oferta. Puedes añadir un mensaje o un archivo adjunto para el aprobador si lo deseas.
Puedes verificar el estado de la aprobación de la oferta y cancelar o reenviar la solicitud en la sección Documentos del perfil del candidato.
Para cancelar una solicitud de aprobación:
Abre el perfil del candidato.
Haz clic en Documentos cerca de la esquina superior izquierda de la pantalla.
Busca la oferta y haz clic en Cancelar.
Para verificar el estado de cada aprobador o reenviar una solicitud de aprobación:
Abre el perfil del candidato.
Haz clic en Documentos cerca de la esquina superior izquierda de la pantalla.
Busca la oferta y haz clic en Ver. Se mostrará una lista de aprobadores, con el estado de sus solicitudes individuales.
Haz clic en el icono Reenviar (sobre) junto al nombre de un aprobador para reenviar la solicitud.
Una vez aprobada, la oferta se enviará al candidato, el estado de la oferta se actualizará a Enviada. Esperando Respuesta, y el correo electrónico de la oferta aparecerá en el historial de conversaciones en el perfil del candidato.
La experiencia del candidato
Una vez que la oferta es aprobada y enviada, el candidato recibirá un correo electrónico con un enlace al documento de oferta. Pueden seguir las indicaciones en el correo electrónico y la ventana del documento para firmar digitalmente y devolver la carta de oferta.
Cómo acceder a las ofertas firmadas
Se te notificará por correo electrónico cuando el candidato haya firmado el documento de oferta y el estado de la oferta en el perfil del candidato se actualizará a Aceptada.
Puedes ver y descargar un PDF de la carta de oferta firmada directamente desde el correo electrónico o en la sección Documentos del perfil del candidato.
