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La firma de documentos integrada de Breezy le permite enviar y recibir documentos legalmente vinculantes y firmados. Y es tan simple como adjuntar un documento a un correo electrónico.
La firma electrónica está disponible para clientes con planes Growth, Business y Pro.
Se requiere permiso de administrador para crear y editar plantillas de firma electrónica.
Las solicitudes de firma se envían con plantillas, por lo que puede crear cada documento una vez, como un formulario de impuestos o un NDA, y personalizarlo automáticamente para cada candidato.
Cómo crear una plantilla de firma electrónica
Las plantillas de firma electrónica se crean como otras plantillas de mensajes en Breezy, pero con un paso adicional: adjuntará un archivo PDF que se utilizará para recopilar firmas.
Para crear una plantilla de firma electrónica:
Haga clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
Pase el cursor sobre Plantillas.
Haga clic en Documentos electrónicos.
Haga clic en + Documento electrónico.
Escriba un nombre para la plantilla.
Elija Firma en Tipo de documento.
Haga clic en Adjuntar documento y elija el archivo PDF que usará como plantilla.
Haga clic en + Firmante e ingrese un nombre o rol para agregar firmantes, si es necesario (el candidato se incluye por defecto).
Haga clic en el menú desplegable Caducidad para elegir un tiempo de caducidad para el documento: 7, 14 o 30 días después de enviar la solicitud, o Nunca.
Para mover al candidato a una nueva etapa después de que se complete la firma, haga clic en el interruptor Mover al finalizar y elija una etapa del menú desplegable.
Elija una carpeta para guardar la plantilla, si lo desea.
Haga clic en Guardar y configurar para personalizar el documento de firma electrónica.
Nota: Por defecto, las solicitudes de firma electrónica caducan si no se completan dentro de los 7 días posteriores al envío a un candidato. Puede cambiar el tiempo de caducidad en una plantilla existente, pero las solicitudes que ya se hayan enviado caducarán con la configuración original.
Su documento se abrirá para que pueda agregar los campos que necesita que complete el firmante o los firmantes. Puede elegir entre varios tipos de campos, no solo una firma.
Para personalizar un documento de plantilla de firma electrónica:
Haga clic en el menú desplegable Firmantes para elegir a qué firmante asignar campos.
Haga clic en un campo en la barra lateral izquierda y arrástrelo a la ubicación correcta en el documento.
Personalice la configuración del campo en la barra lateral derecha.
Repita para todos los firmantes y campos.
Haga clic en Guardar plantilla.
Ahora puede personalizar el mensaje de correo electrónico que se enviará con su documento de firma electrónica adjunto.
Edite la línea de asunto del correo electrónico, si lo desea.
Redacte su mensaje, utilizando variables y campos personalizados según sea necesario.
Haga clic en Guardar.
Cómo solicitar una firma electrónica
Puede enviar un documento para firmar desde el perfil del candidato.
Abra el perfil del candidato.
Haga clic en Correo electrónico/SMS cerca de la parte superior de la ventana.
Haga clic en Redactar correo electrónico.
Haga clic en el menú desplegable + Insertar.
Haga clic en Plantillas de documentos electrónicos a la izquierda y elija la plantilla correcta a la derecha.
Agregue nombres o direcciones de correo electrónico para firmantes adicionales, si es necesario.
Revise y edite la línea de asunto y el mensaje de correo electrónico.
Agregue archivos adjuntos, si es necesario. El contenido de sus archivos adjuntos se agregará al documento de firma electrónica.
Haga clic en Solicitar firma electrónica para revisar y actualizar el documento de firma.
Haga clic en Continuar para enviar el correo electrónico de solicitud de firma.
Una vez que se haya enviado su mensaje, lo verá en el historial de conversaciones del candidato.
El candidato recibirá un correo electrónico con la línea de asunto y el texto del mensaje que proporcionó, además de un enlace al documento en el que solicitó la firma. Cuando completen el documento de firma, se enviará a cualquier firmante adicional, en orden, y luego de vuelta a Breezy.
Recibirá notificaciones por correo electrónico de Breezy cuando el candidato abra el correo electrónico y cuando haya enviado el documento. También puede verificar el estado y descargar las solicitudes de firma en la pestaña Documentos del perfil del candidato.
Notas importantes:
Solo puede enviar solicitudes de firma electrónica manualmente (no con Acciones de etapa).
Solo puede enviar solicitudes de firma electrónica a un candidato a la vez (no con mensajes masivos).
Puede guardar un máximo de 300 plantillas de Documentos electrónicos, incluidas ofertas y solicitudes de firma electrónica.